Tips Aman dan Mudah Menggunakan email

email atau surat elektronik (surel) menjadi salah satu sarana komunikasi paling efektif, efisien, dan murah di era informasi dalam menyampaikan pesan. Zaman dulu pengiriman surat hanya dapat melalui jasa pengiriman pos yang memerlukan waktu beberapa hari, bahkan beberapa bulan untuk sampai ke penerimanya. Jeda waktu sejak surat dikirim, diterima lalu dibalas membuat dag-dig-dug jantung dalam waktu yang lama, jika yang dikirim adalah surat cinta yang menunggu jawaban. Kini emosi, menunggu jawaban yang membuat jantung berdebar dapat disingkat menjadi beberapa menit dengan adanya email dan layanan pesan singkat SMS (Short Message Service). Yang terkini, nikah pun dapat dilakukan dalam waktu singkat, empat hari dan penceraiannya pun hanya melalui SMS. Sadis!

Jika zaman dulu mengirim surat perlu menempelkan perangko pada amplop atau dengan membayar biaya kirim, kini cukup berlangganan koneksi internet sudah dapat mengirim dan menerima dalam hitungan detik untuk tujuan seluruh dunia. Layanan pesan singkat dapat dikirim melalui layanan operator seluler dari perangkat telepon seluler, dengan biaya yang murah dan cepat.

Meskipun banyak orang telah menggunakan email sebagai sarana komunikasi dalam kehidupan sehari-hari maupun pendukung pekerjaan tetapi belum semuanya peduli dengan keamanan atas informasi yang dikirimkan. Contohnya menggunakan password yang mudah ditebak, terkait dengan nama dan atau tanggal lahir diri dan keluarga. Pemilik akun membuka email dari komputer yang digunakan bersama-sama, tidak sign out sebelum meninggalkan komputer, dan lain-lain.

Dua bulan sebelum insiden DPR dengan Perhimpunan Pelajar Indonesia di Australia (PPIA) tentang email [email protected] saya mengalami kejadian serupa. Di milis saya ditanya tentang keamanan data di suatu situs domain go.id yang menggunakan akun Gmail dalam surat-menyurat kategori rahasia. Dengan asal njeplak saya jawab, “bla… bla… bla… Dibobol karena membuka diri berbagi dengan Google, masa pakai akun email gratisan”. Beberapa hari kemudian alamat email dalam situs web diganti domain milik government (go.id) juga, dan beberapa bulan kemudian seluruh dokumen surat-menyurat tidak lagi menggunakan template kop surat dengan alamat email domain Gmail.

Tetapi penjelasan perubahan beralih dari Gmail karena dikritik ‘kok pakai gratisan’,  duh… lucu dan menggelikan. Padahal maksud saya adalah karena alasan keamanan jika disadap, seperti di sini dapat lebih mudah diketahui, diambil alih oleh administrator jika memakai server sendiri. Dan reputasi, wibawa (prestise), kurang keren jika lembaga pemerintah menggunakan domain/server gratisan milik negara lain. Kalau alamat email pribadi sih maklum. Bagaimanapun juga saya kini bangga setelah lembaga tersebut, mandiri, sukses memiliki alamat email dengan menggunakan server milik bangsa sendiri. Rumput milik tetangga sebelah, memang lebih hijau yang dibuat untuk memenuhi kebutuhan warga/pengunjung bukan untuk pencitraan semata.

Setelah cerita ke sana-ke mari, namanya juga ngeblog Gan… bukan karya tulis imliah, berikut ini 10 Tips aman dan mudah menggunakan email bagi pemula. Bagi yang sudah expert silakan klik ikon X pojok paling kanan atas browser sebelum Anda muntah-muntah membaca sampah digital ini.

  1. Gunakan nama pengguna yang menggambarkan diri anda pada forum yang sesuai, nama asli, nama samaran, panggilan, atau nama lain kesukaan sendiri. Misalkan pada milis forum hacker menggunakan nama samaran, sedangkan untuk email pekerjaan menggunakan nama asli agar meyakinkan orang lain. Alasannya jika pada forum hackermenggunakan nama asli akan mempercepat Polisi menyatroni rumah, dan sebaliknya jika pada email pekerjaan menggunakan nama samaran akan mengurangi tingkat keyakinan lawan komunikasi. Format alamat email Namapengguna@namamailserver (domain), [email protected].
  2. Pisahkan akun email pekerjaan, akun email untuk milis, akun pendaftaran anggota situs web yang memerlukan email, notifikasi social media yang dikirim ke inbox. Pemisahan akun email akan meningkatkan produktifitas, keamanan, dan penghematan bandwith. Pemilahan email sangat penting, email pekerjaan, email dari milis, dan lain-lain akan lebih cepat ditemukan, dan kapan akan dibuka jika dikirim inbox akun yang sesuai. Keuntungan dari segi keamanan, jika salah satu akun email dibobol maka email yang lain masih aman.
  3. Password pada setiap akun email sebaiknya berbeda karena akan menghindari kiamat kecil yaitu kehilangan akses akun, akses data keuangan di Paypal, dan dokumen penting lainnya akibat salah satu akun email dibobol. Simpan password hanya di kepala saja, jangan pernah menuliskan di tempat lain. Jika sulit mengingat password, aplikasi password safe sebagai password manager akan sangat membantu Anda.
  4. Gunakan password yang sulit ditebak, tidak mirip dengan tanggal lahir, nama sendiri atau keluarga. Password lebih dari 10 karakter gabungan huruf besar, kecil, karakter khusus, dan angka rasanya cukup aman.
  5. Masukkan nomor telepon seluler untuk mereset password jika sewaktu-waktu perlu pemulihan password yaitu sebagai sarana penerima kode atau password baru. Apabila terjadi perubahan profil akun server email akan memberitahukan ke ponsel.
  6. Gunakan antivirus, spyware, dan internet security pada komputer untuk menghindari penyusupan virus yang mengintip username dan password akun email yang kemudian mengirimkan pada akun lain. Antivirus juga wajib digunakan untuk memindai (scan) lampiran email dari virus.
  7. Selalu Sign Out dan hapus riwayat jelajah browser (clear: cookies, cache, active login, etc.) setelah membuka email di komputer yang digunakan bersama-sama. Pengalaman saya di komputer yang digunakan untuk umum masih sering menjumpai pengguna sebelumnya tidak sign out dan clear history sehingga saya dapat mengintip aktifitas emailnya.
  8. Waspada dengan phising yaitu situs palsu yang tampilannya mirip situs asli dari perbankan, lembaga keuangan, social media, dan lain-lain yang meminta isian username dan password. Jangan membuka alamat situs web yang menyimpan data keuangan anda dari klik link email, tetapi ketik manual dari browser lalu lihat, teliti kebenaran alamatnya. Pada umumnya phising dilakukan dengan mengirim link ke email untuk menjebak target memberikan informasi pribadinya.
  9. Berfikir cerdas, waspada, logis setiap saat atas jebakan-jebakan, informasi yang dikirim ke kotak email yang menawarkan hadiah, dapat menerima uang tanpa harus bekerja dan sebagainya. Buang ke tong sampah atau laporkan sebagai spam jika menerima email yang dicurigai sebagai penipuan.
  10. Terakhir tips keamanan dan kemudahan. Gunakan Outlook Express yang dibundel dengan Internet Explorer, Windows Mail, pengakses email gratis terpopuler (email client)  Thunderbird, atau pengakses email para profesional yang berbayar The Bat! yang dapat dikustomasi dengan banyak pilihan. Email client memudahkan dalam mengelola email, diunduh agar langsung masuk folder yang ditentukan, dan menjamin keamanan informasi yang ada di dalamnya. Karena isi email dapat dipindahkan dari server mail ke diska komputer pribadi sehingga mengurangi peluang orang lain mengintip isi email di mail server meskipun mengetahui passwordnya.

Bagaimana email client mengelola dan menjamin keamanan email?

Tanpa email client kita akan membuka email dengan web based email, yaitu daring (online) lalusign in ke situs web penyedia layanan email populer misalkan; Gmail, Yahoo, atau Hotmail lalu memasukkan username akun dan passwordnya lalu masuk ke inbox. Cara mengelola email via email client hanya membutuhkan koneksi internet saat diunduh dan kirim, sedangkan pembacaan email dapat luring (offline) dari menu-menu aplikasi email client di komputer sendiri. Pembuka aplikasi email client pun menggunakan password dan data email di dalamnya dienkripsi sehingga sangat aman.

Kebocoran informasi email dalam proses pengiriman melalui Simple Mail Transfer Protocol(SMTP), POP3 (Post Office Protocol versi 3) atau IMAP (Internet Message Access Protocol) relatif kecil karena dienkripsi. Meskipun konsep pengiriman email berpindah dari satu tempat ke tempat lain secara simpan dan teruskan yang secara fisik mungkin saja melewati puluhan komputer server, jaringan, router, gateway, antar negara namun semuanya dilakukan secara cepat dan terenkripsi. Peluang besar terjadi kebocoran informasi ketika isi email berada di kotak surat (mailbox) server diintip, disadap oleh orang lain. Namun jika pemilik akun rajin mengunduh secara berkala dari kotak surat server ke komputer sendiri maka peluang kebocoran dapat berkurang.

Tinggalkan Komentar

Alamat email tak dipublikasi. Panjang komentar 100-600 karakter. Wajib diisi! *

3 + 9 =   <= Wajib jawab kuis, sebelum...